Stručni prilog: SEFSHOP.HR
Nabava sefa za tvrtku često počinje usporedbom dimenzija i cijena. Za dobru odluku potrebno je provjeriti i što potvrđuje dokumentacija odabranog proizvoda, kako se sef može postaviti te kako će se upotrebljavati u svakodnevnom radu. Sljedeće smjernice pomažu odgovornima za nabavu da uspoređuju ponude na temelju jasnih i provjerljivih podataka.
Najprije odredite što želite pohraniti
Želite li pohraniti gotovinu, ugovore, nosače podataka ili različite vrijedne predmete? Je li Vam prvenstveno potrebna zaštita od neovlaštenog pristupa, provale ili posljedica požara?
Sastavite kratak popis zahtjeva: koje predmete namjeravate pohraniti, koliko prostora zauzimaju, koliko će zaposlenika koristiti sef i gdje će biti postavljen. Unutarnju širinu, visinu i dubinu usporedite sa stvarnim dimenzijama predmeta. Dokument formata A4 i napunjeni registrator zahtijevaju različit prostor; zapremnina izražena u litrama sama po sebi ne pokazuje hoće li oboje stati u sef.
Sigurnosni razred uvijek promatrajte zajedno s normom
Razine S1 i S2 prema normi EN 14450 te stupnjevi otpornosti 0, I ili II prema normi EN 1143-1 pripadaju različitim sustavima razvrstavanja. Oznaka S2 nije jednaka stupnju II.
U ponudi zatražite točan naziv proizvođača i modela, normu prema kojoj je proizvod certificiran, postignutu razinu zaštite i naziv certifikacijskog tijela. Sam naziv robne marke ili tvrdnja da je proizvod „ispitan” ne zamjenjuju certifikaciju konkretnog proizvoda.
U ponudi DIPLOMAT SAFE® nalaze se i modeli sigurnosne razine S2 prema normi EN 14450. Model SB035D naveden je u pretraživaču proizvoda ECB•S, a SB080D u evidenciji udruženja ESSA s tom klasifikacijom. Ti primjeri pokazuju kako provjeriti sigurnosnu razinu proizvoda: oznaku modela, normu i klasifikaciju potrebno je zajedno usporediti s podacima iz evidencije.
Zaključak se odnosi na provjereni model, a ne automatski na sve proizvode iste robne marke.
Dokumentacija mora odgovarati isporučenom proizvodu
Prije narudžbe zatražite certifikat ili poveznicu putem koje ga možete provjeriti. Pri preuzimanju usporedite oznaku modela i certifikacijske oznake na sefu s narudžbom i dokumentacijom.
Ako primijetite razliku, zatražite pojašnjenje dobavljača. Kod rabljenog ili preinačenog proizvoda važna je i njegova povijest: naknadna zamjena brave ili druga izmjena može utjecati na izvorno certificiranu izvedbu. U takvim slučajevima potrebno je provjeriti i usklađenost provedene izmjene.
Zaštitu od požara provjerite zasebno
Klasifikacija protuprovalne otpornosti sama po sebi ne potvrđuje otpornost na požar. Ako je zbog sadržaja koji pohranjujete potrebna i zaštita od požara, provjerite zasebnu dokumentaciju koja je potvrđuje.
Potražite odgovore na tri pitanja: prema kojoj je normi proizvod ispitan, koje je trajanje zaštite obuhvaćeno klasifikacijom i kojoj je vrsti sadržaja zaštita namijenjena? Papirnati dokumenti i osjetljivi nosači podataka zahtijevaju različite razine zaštite. Navod „60 minuta zaštite od požara” zato nije dovoljan bez podatka o normi i vrsti zaštićenog sadržaja.
Postavljanje isplanirajte prije narudžbe
Odabrani sef mora odgovarati predviđenom prostoru, ali do tog prostora mora biti moguće i dopremiti ga. Provjerite vrata, zavoje u hodnicima, stubišta te dimenzije i nosivost dizala. Na mjestu postavljanja ostavite dovoljno prostora za otvaranje vrata, rukovanje bravom i naknadno servisiranje.
Način pričvršćivanja mora odgovarati uputama proizvođača za konkretan model. Nemojte pretpostaviti da je svaki zid, pod ili komad namještaja prikladan. Ako je potrebno, uključite stručnu osobu koja može procijeniti uvjete na lokaciji.
U ponudi zasebno razjasnite što obuhvaćaju dostava, unos i postavljanje. Tako ćete izbjeći situaciju u kojoj tek pri isporuci saznate da dostava ne uključuje premještanje na konačno mjesto ili pričvršćivanje sefa.
Odgovornosti trebaju biti jasne i nakon primopredaje
Preporučljivo je evidentirati tko dobiva ključ ili pristupnu šifru, tko čuva dokumentaciju i kome se treba obratiti ako je potreban servis. Provjera prava pristupa trebala bi biti dio postupka dolaska i odlaska zaposlenika.
Ako namjeravate osigurati sadržaj sefa, prije kupnje s osigurateljem provjerite zahtjeve za konkretan proizvod i način njegova postavljanja. Opća preporuka o vrijednosti sadržaja prikladnog za pohranu ne znači automatsko osigurateljno pokriće.
Po završetku nabave, uz proizvod predajte i dokumentaciju te jasno odredite odgovornosti: podatke o modelu, dokaz o certifikaciji, upute za uporabu i postavljanje te pravila pristupa. Tako će informacije prikupljene tijekom nabave biti korisne i osobi koja će poslije biti odgovorna za uporabu sefa.
Dodatna objašnjenja pojmova dostupna su u bazi znanja SEFSHOP.HR o sefovima i sigurnoj pohrani.
Stručni izvori
• Chubbsafes – sigurnosne norme i klasifikacije
• Chubbsafes – certifikacija, postavljanje i zaštita od požara
• ECB•S – DIPLOMAT SAFE SB035D
• ESSA – DIPLOMAT SAFE SB080D
Opisi fotografija:
Fotografija 1: DIPLOMAT SAFE® SB080D s elektroničkom bravom i zatvorenim vratima. Model je u evidenciji udruženja ESSA naveden sa sigurnosnom razinom S2 prema normi EN 14450.
Fotografija 2: DIPLOMAT SAFE® SB080D s otvorenim vratima. Prikaz unutrašnjosti i polica olakšava planiranje rasporeda predmeta koje namjeravate pohraniti.
Izvor fotografija: SEFSHOP.HR